Je gast zegt ja, maar staat dat ook op papier? Zo regel je toestemming en AVG

Wat er in je toestemmingsformulier hoort

Eén A4 is genoeg, zolang deze punten erin staan:

• Wie: naam van de gast, organisatie en opnamedatum.
• Wat: audio, video, foto's van de opname en thumbnails met het gezicht van je gast.
• Waar: Spotify, YouTube, je website, LinkedIn en korte clips op andere socials.
• Hoe lang: zolang de podcast online staat, of tot een vaste datum.
• Monteren: dat je mag inkorten en fragmenten los mag gebruiken.
• Inzage: of je gast de montage vóór publicatie te zien krijgt.
• Intrekken: hoe dat werkt en bij wie je gast terechtkan.

Clips verdienen een eigen regel. Een fragment van dertig seconden zonder context komt anders over dan het hele gesprek. Hergebruik je fragmenten ook in je salestraject, bijvoorbeeld in een offertemail? Zet dat er dan ook in.

Schrijf het formulier in gewone taal. Begrijpt je gast niet waar die voor tekent, dan geldt de toestemming niet als geïnformeerd.

Toestemming of gastovereenkomst: wat als je gast zich bedenkt

Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken. Daarna mag je de gegevens niet meer verwerken. In de praktijk haal je de aflevering dan offline, of knip je je gast eruit. Wat je vóór de intrekking publiceerde, was wel rechtmatig.

Een gastovereenkomst werkt anders. Daarin spreek je af dat je gast meewerkt aan een aflevering die gepubliceerd wordt, met de kanalen en de termijn erbij. Die afspraak is dan je grondslag. Je gast kan later nog steeds vragen om iets aan te passen, maar je hoeft niet bij elke twijfel alles offline te halen.

Maak je een zakelijke podcast met externe gasten, dan is een korte overeenkomst meestal de stevigste keuze. Gaat het gesprek over iets gevoeligs, of wil je fragmenten in advertenties gebruiken? Laat dan een jurist meelezen. Dat kost je één keer moeite, en daarna gebruik je hetzelfde model voor elke aflevering.

Drie situaties die extra aandacht vragen

Collega's in een interne podcast

Een werknemer kan moeilijk vrij nee zeggen tegen de eigen werkgever. De Autoriteit Persoonsgegevens vindt toestemming van werknemers daarom zelden geldig. Maak meedoen echt vrijwillig en spreek af wat er met de afleveringen gebeurt als iemand uit dienst gaat. Meer daarover lees je in een interne podcast voor je organisatie.

Gasten jonger dan 16

Is je gast jonger dan 16, dan moet een ouder of voogd toestemming geven. Neemt een ondernemer een kind mee in een aflevering, dan tekent die ouder dus voor het kind.

Gevoelige onderwerpen

Gezondheid, geloof, politieke voorkeur en afkomst zijn bijzondere persoonsgegevens. Vertelt je gast over een burn-out of een ziekte, dan heb je uitdrukkelijke toestemming nodig, voor precies dat onderwerp. Zet het onderwerp met naam in het formulier.

Zo past het in je voorbereiding

Toestemming hoort bij de voorbereiding, en niet bij de opnamedag zelf. Wie op de drempel nog moet tekenen, gaat met een vraag in het hoofd het gesprek in. Zo houd je de volgorde vast:

1. Kennismaking: je vertelt je gast waar de aflevering te horen en te zien komt.
2. Plan: je kiest het format, audio of video, en bepaalt of er clips komen.
3. Formulier: je gast tekent minstens een paar dagen vóór de opname.
4. Opname en montage: je houdt je aan wat er is afgesproken.
5. Bewaren: het formulier blijft in je projectmap zolang de aflevering online staat.

Bij Podcast Studio Breda (Takkebijsters 7, Breda) leggen we in het podcastplan vast welke kanalen en formats er komen. Dat is precies wat in je formulier moet staan. Kies je voor Full Content (€695/mnd excl. btw), dan maken we per aflevering ook 3-4 korte verticale clips en een LinkedIn-post. Die horen dan in de toestemming thuis. Wil je eerst weten welke route bij je past, dan is de padcheck gratis. Het hele traject van plan tot publicatie staat in de gids een zakelijke podcast laten maken.