Een live podcast op je evenement: zo blijft je congres nog maanden doorpraten

Het geluid: zo voorkom je een opname vol galm

Een evenementenzaal is gemaakt voor luidsprekers, niet voor opnames. Harde muren, een hoog plafond en honderden mensen in de gang zorgen samen voor galm en geroezemoes. Daar kun je dit tegen doen:

• Eén microfoon per persoon. Een dynamische microfoon vlak voor de mond vangt de stem en houdt veel ruimtegeluid buiten. Dasspeldmicrofoons zijn handig op het podium, maar je hoort er kleding en sieraden op ritselen.
• Neem elke stem apart op. Gebruik een recorder met meerdere sporen. In de montage kun je dan iemand die hard praat zachter zetten zonder dat de rest meegaat.
• Tap het podium aan bij de bron. Vraag de AV-technicus van de locatie om de losse microfoonkanalen naar je recorder te sturen, niet alleen de zaalmix.
• Zet een microfoon op het publiek. Een aparte microfoon richting de zaal vangt applaus, gelach en vragen. Zonder die microfoon klinkt een live opname als een gesprek in een lege kamer.
• Draai altijd een back-up mee. Een tweede recorder, of een opname op de mengtafel zelf. Op een evenement kun je een gesprek niet opnieuw opnemen.

Voor de podcasthoek geldt: hoe kleiner de ruimte en hoe meer stof erin (gordijnen, vloerkleed, beklede stoelen), hoe minder galm. Een vergaderzaaltje met de deur dicht werkt beter dan een open lounge met een mooi uitzicht.

Regel de gesprekken vóór het evenement

Een live podcast valt of staat met de voorbereiding. Op de dag zelf heeft niemand tijd om nog iets af te spreken.

1. Zet de gesprekken in het programma. Geef elke gast een vast tijdslot, het liefst direct na de eigen presentatie. Dan is het onderwerp nog vers en hoeft de gast niet te zoeken.
2. Stuur elke gast vooraf drie vragen. Geen script, wel richting. Wie weet waar het gesprek heen gaat, praat vrijer.
3. Regel toestemming op papier. Laat gasten tekenen dat je het gesprek mag publiceren en knippen. Bij een live opname voor publiek vermeld je dat ook bij de aanmelding of in de zaal.
4. Kies één vaste presentator. Dezelfde stem in elke aflevering maakt er een serie van in plaats van een verzameling losse opnames.

Kijk ook verder dan de sprekers. Een klant die op je stand staat of een partner die de dag mee organiseert, kan net zo goed een gesprek opleveren. In Wie schuift er aan? Zo vind je gasten die je klanten willen horen lees je hoe je gasten kiest die je publiek wil horen.

Na afloop: van ruwe opname naar een serie

Na een evenement heb je meestal uren aan materiaal. Een podcast wordt het pas door te kiezen. Dit zijn de stappen:

• Luister alles terug en kies. Niet elk gesprek wordt een aflevering. Korte gesprekken over hetzelfde onderwerp kun je samenvoegen tot één thema-aflevering.
• Monteer per aflevering. Haal stiltes, herhalingen en organisatorische opmerkingen eruit. Zet een korte intro ervoor die uitlegt waar en wanneer het gesprek is opgenomen.
• Haal er korte clips uit. Een sterke uitspraak van een spreker werkt als verticale clip met ondertiteling op LinkedIn. Zo trek je luisteraars naar de volledige aflevering.
• Publiceer op een eigen kanaal. Op Spotify en YouTube blijven de afleveringen vindbaar, ook voor bezoekers van de volgende editie.

Een live opname kun je aanvullen met gesprekken in de studio aan de Takkebijsters 7 in Breda. Denk aan een voorbeschouwing met de organisatie vóór het congres, of een nabeschouwing met de keynote-spreker erna. Een losse serie van 4 afleveringen (2 uur opname, 4× ~30 minuten) kost bij ons €1.295 voor audio en €1.895 voor video, met multicam en publicatie op Spotify en YouTube. Alle prijzen zijn excl. btw. Hoe een podcast van plan tot publicatie loopt, staat in de gids Een zakelijke podcast laten maken: van plan tot publicatie.

Zo blijft het congres doorpraten

De fout die je het vaakst ziet: alle afleveringen gaan de week na het evenement in één keer online. Dan hoort het publiek één keer iets van je, en daarna niets meer.

Spreid de afleveringen. Breng er bijvoorbeeld één per week of één per twee weken uit. Dan heb je met acht gesprekken twee tot vier maanden lang een reden om bezoekers en relaties te mailen. Elke aflevering is een nieuw bericht met een nieuwe spreker en een nieuw onderwerp. Een ritme dat je volhoudt kiezen lees je in Hoe vaak breng je een zakelijke podcast uit?

Sluit de reeks af met een aflevering die vooruitkijkt naar de volgende editie. Wie de serie heeft gevolgd, weet dan al wat er komt, en de podcast werkt meteen als aankondiging.