Je opname gaat niet door. Zo verzet of annuleer je je studioboeking zonder gedoe

Je voorbereiding gaat niet verloren

Bij ons huur je niet alleen een ruimte voor een paar uur. Je krijgt een complete podcastproductie, van opname tot gepubliceerd podcastkanaal. Voor de opname is er al werk gedaan: het onderwerp ligt vast, de opbouw van het gesprek staat en de techniek is afgestemd op het aantal mensen en het soort opname.

Dat werk blijft liggen als je verzet. De vragen, de volgorde en de afspraken over intro en outro gebruik je gewoon op de nieuwe datum. Is er door het uitstel iets veranderd, bijvoorbeeld een andere gast of een actueler onderwerp? Zeg dat dan bij het verzetten. Dan wordt de voorbereiding aangepast en hoeft er op de dag zelf niets meer geïmproviseerd te worden.

Bij een video-opname telt dat nog meer. De camera's worden ingesteld op wie waar zit. Met z'n tweeën in plaats van met z'n drieën betekent een andere opstelling. Geef zo'n wijziging dus door vóór de opnamedag.

Verzetten bij een abonnement of een serie

Bij een abonnement met een vaste studiodag heb je elke maand 1 opname van maximaal 2 uur, goed voor 1 aflevering van ongeveer 30 minuten. Dat ritme maakt verzetten makkelijker. Een opname schuift meestal een paar dagen op binnen dezelfde maand, en je publicatieschema blijft staan.

Wat er gebeurt als het binnen die maand niet lukt, spreek je het beste af bij de start. Weet je nu al dat je in een vakantiemaand niet kunt? Geef dat dan meteen door. Dan kan die opname naar voren.

Bij een losse serie van 4 afleveringen (Audio €1.295, Video €1.895 excl. btw) neem je in 2 uur alles op. Valt die dag weg, dan schuift de hele serie op. Is er maar één gast die niet kan, dan kun je ook de volgorde omgooien: je neemt de andere afleveringen op en plant die ene later apart in. Overleg dat vóór je de hele dag afzegt.

Een gast die afhaakt, hoeft je opname niet te kosten

De meeste opnames gaan niet door omdat er één persoon niet kan. Dan heb je meer keuzes dan alleen verzetten:

• Opnemen met minder mensen. Een gesprek met twee mensen werkt anders dan met drie, maar het werkt. Hoeveel mensen er passen en wat dat betekent voor de opstelling, lees je in met z'n vieren aan tafel?
• Een andere gast. Heb je iemand achter de hand die over hetzelfde onderwerp kan praten? Dan blijft de datum staan en schuift alleen de gast.
• Een ander onderwerp. Neem een aflevering op die je later nog zou maken en bewaar het oorspronkelijke gesprek voor als je gast weer kan.

Tijdens de opname regelt Ron de techniek en begeleidt hij je in houding en spraak. Hij zit niet zelf aan tafel. Een gast die wegvalt, vang je dus op met je eigen plan B, niet met een invaller uit de studio. Bedenk dat plan B als je de opname plant, niet pas op de dag zelf.

Zo hoef je minder vaak te verzetten

Verzetten kost vooral tijd: mailen met gasten, data vergelijken, de voorbereiding bijwerken. Een groot deel daarvan voorkom je bij het plannen:

• Plan pas als iedereen ja heeft gezegd. Een opname met een gast die zei dat het 'waarschijnlijk' lukt, wordt vaak verzet.
• Kies een moment dat voor je gasten werkt. Ondernemers kunnen overdag vaak moeilijk. Dan is een opname buiten kantoortijd beter te halen.
• Let op je stem. Ben je verkouden of schor, dan hoor je dat in de opname. Twijfel je, meld het dan een dag van tevoren. Op de opnamedag zelf afzeggen is lastiger dan een dag eerder.

Wil je weten waar je verder op let als je een studio kiest, ook bij voorwaarden en planning? Lees dan de gids een podcaststudio huren: waar let je op. Weet je nog niet welke vorm bij je past, abonnement, serie of eerst een try-out van €395? Dan helpt de gratis padcheck. Daarin zet je je plan en planning op een rij voordat je iets vastlegt in de studio aan de Takkebijsters 7 in Breda.