Je telefoonmenu laten inspreken? Zo klinkt je bedrijf vanaf de eerste piep

Deze meldingen neem je in één keer op

Een telefoonmenu bestaat uit meer dan het keuzemenu zelf. Neem je de onderdelen op verschillende momenten op, dan hoort de beller het verschil: een andere ruimte, een ander volume, een andere stemming. Daarom neem je ze samen op.

1. Welkom: de bedrijfsnaam en eventueel één zin over wat je doet.
2. Hoofdmenu en eventuele submenu's.
3. Wachtmelding: voor als alle lijnen bezet zijn.
4. Buiten openingstijden: wanneer je wel bereikbaar bent en waar de beller intussen terechtkan.
5. Gesloten wegens vakantie of een feestdag.
6. Voicemail.

Spreek de vakantiemelding algemeen in, zonder data: “We zijn tijdelijk gesloten en vanaf de eerstvolgende werkdag weer bereikbaar.” Dan kun je hem elk jaar opnieuw aanzetten zonder een nieuwe opname. Komt er binnenkort een wijziging aan, zoals een nieuwe afdeling? Neem dan meteen een tweede versie van het menu op.

Je eigen stem of die van een ander

Spreek je het menu zelf in, dan hoort een vaste klant meteen wie er aan de lijn is. Dat past bij een klein bedrijf waar de eigenaar zelf de telefoon opneemt. Er zit wel een nadeel aan. Vertrekt de collega van wie de stem is, dan moet alles opnieuw.

Een ingehuurde stemacteur klinkt neutraler en staat los van je personeel. De tarieven verschillen per stem en per soort gebruik. Vraag bij een stembureau altijd na of gebruik in een telefooncentrale bij de prijs inbegrepen is.

Kies je je eigen stem, dan maakt de ruimte het grootste verschil. Op kantoor vangt de microfoon ook de galm van kale muren, de airco en het verkeer op. Over de telefoon klinkt dat hol, omdat een telefoonlijn maar een smal stuk van het geluid doorgeeft. Wat de beller moet horen, is een droge, heldere stem.

Zo verloopt een opname in de studio

De opname zelf is snel klaar. Hoe het klinkt, hangt vooral af van de voorbereiding.

1. Tekst vooraf. Je stuurt het script een paar dagen van tevoren op. Zo zien we waar je over een zin kunt struikelen, nog voordat je opneemt.
2. Opname. Ron regelt de opname en begeleidt je in houding en spraak: rechtop zitten, rustiger praten, de nadruk op het cijfer. Elke melding neem je een paar keer op.
3. Montage. Per melding kiezen we de beste opname. Ademhalingen en klikjes halen we weg, en alle bestanden krijgen hetzelfde volume.
4. Levering. Je krijgt per melding een los bestand, met een naam die zegt wat erin zit.

De studio zit aan de Takkebijsters 7 in Breda. In je komt praten en wij doen de rest lees je hoe het werkt als de montage er standaard bij zit. Waar je in het algemeen op let bij een studio, staat in de gids een podcaststudio huren.

Aanleveren en testen voordat het live gaat

Elke telefooncentrale stelt eigen eisen. Veel systemen vragen WAV-bestanden in mono, 8 kHz en 16 bit. Andere accepteren MP3 of zetten het bestand zelf om. Vraag het formaat op bij je provider voordat je opneemt, dan komen de bestanden in één keer goed aan.

Zet daarna niet meteen alles live. Bel eerst zelf naar je eigen nummer:

• vanaf een mobiel en vanaf een vaste lijn;
• via de handsfree in de auto, want daar is de meeste ruis;
• binnen en buiten openingstijden, zodat je hoort of steeds de juiste melding start.

Klopt alles, bewaar dan de losse bestanden en het script op één plek. Verandert er later één openingstijd, dan neem je alleen die melding opnieuw op.